Om planlegging

Etter å ha startet et nytt prosjekt, kommer man til siden "Mitt prosjekt". Her har du/dere tilgang til å planlegge, gjennomføre og evaluere et 4H-prosjekt. Det er også egne økonomisider for juniorer og seniorer (aspiranter trenger ikke fylle ut disse). Et sammendrag av hele prosjektet blir synlig på siden "Visning og utskrift". Det blir også mulig å skrive ut prosjektet når det er ferdig (kommer til sommeren).

Når man skal gjennomføre et 4H-prosjekt, er det viktig å starte med en god plan.

Planlegging består av seks steg som må fylles ut: Generell informasjon, mål for prosjektet, oppdrag, avtaler, budsjett – kostnader og budsjett – inntekter. Når alt dette er fylt ut, kan planen ferdigstilles og sendes til godkjenning. 

Du/dere får ikke tilgang til resten av "Mitt prosjekt" før planen er godkjent av en klubbrådgiver i klubben.

I denne delen skal det legges inn grunnleggende informasjon om prosjektet:

• Prosjekttittel: Hva skal prosjektet hete? Hvis prosjektet for eksempel skal handle om friluftsliv, kan tittelen på prosjektet være både "Friluftsliv" eller "Ut på tur med 4H" eller noe helt annet. Du/dere bestemmer!
   
• Fagområde: Vi har laget en egen boks med informasjon om dette. Les mer om fagområder
   
• Arbeidsform: Vi har laget en egen boks med informasjon om dette. Les mer om arbeidsform.
   
• Innleveringsfrist: Legg inn frist for innlevering av prosjektet. Usikker på når denne fristen er? Spør klubbrådgiver i klubben. Kontaktinformasjon til klubbrådgiveren vil stå på forsiden av prosjektplattformen.

Hvert 4H-prosjekt må tilhøre én av våre åtte fagområder. Passer prosjektet til flere fagområder, må du/dere velge den som passer best.

Usikker på hvilket fagområde som passer best? Her har vi samlet noen eksempler:

Fortsatt usikker? Spør en klubbrådgiver!

Det er mulig gjennomføre et 4H-prosjekt enten alene, i gruppe eller sammen med hele klubben (fellesprosjekt). Under ser du to viktige tabeller som du bør lese før du velger hvordan du skal jobbe med prosjektet ditt i år:

OBS! Dersom du skal jobbe i gruppe, eller med hele klubben, er det viktig at kun én person i gruppa/i klubben oppretter prosjektet. Hvis flere personer prøver å opprette samme gruppeprosjekt/fellesprosjekt for klubben, vil ikke prosjektplattformen fungere som den skal.
 

To viktige ting å vite etter å ha opprettet et prosjekt for mer enn én person:

1. Dersom du jobber i gruppe/hele klubben, må dere passe på at kun én person av gangen lagrer arbeidet deres. Hvis for eksempel to brukere skriver i samme tekstboks samtidig, risikerer de å overskrive hverandres arbeid når de trykker på "Lagre/neste". At noe blir overskrevet betyr at det blir slettet. Husk derfor å kommunisere godt i gruppa/klubben om hvem som skal fylle ut hvilken del av prosjektet.
    
2. Dersom du har blitt lagt til i et prosjekt, har du ikke mulighet til å velge/endre arbeidsform. Det er kun den som oppretter prosjektet som har mulighet til dette.
    

Hva er målet med prosjektet? Her er det nok å skrive en setning eller to. Du/dere trenger altså ikke å skrive alle detaljene om hva som skal gjøres i prosjektet – detaljene legges til i planen ved å velge oppdrag i neste steg av planleggingen.

Her er flere eksempler på mål til ulike prosjekter: 

• "Målet er å lære mer om friluftsliv, bygge ulike typer bål og sove ute under åpen himmel."
• "Målet vårt er å lære mer om matlaging og bruk av norske råvarer i middagsretter." 
• "Målet mitt er å ta billappen og bestå all opplæringen underveis."
• "Målet er å arrangere en bra fylkesleir."

Fortsatt usikker? Spør en klubbrådgiver!

Vi har samlet all informasjon om oppdrag på en egen informasjonsside. Les mer om hvordan man legger til oppdrag der (under utvikling, kommer i løpet av 19.02.20).

Alle må legge inn avtaler med foreldre/foresatte og eventuelt de man skal samarbeide med i prosjektet:

• Avtale med foreldre/foresatte: Denne avtalen skal bekrefte prosjektvalget ditt og fortelle hva du skal gjøre og hva dine foresatte skal bidra med. Tenk gjennom hvem hvordan de kan hjelpe deg, hvordan du skal skaffe det du trenger, samt når og hvor du skal jobbe med prosjektet.
   
• Avtale med andre: Hvis du skal gjennomføre prosjektet sammen med andre 4H-ere, eller har en egen prosjektveileder som skal hjelpe deg med prosjektet underveis, eller skal låne/leie utstyr av noen, bør du også skrive en avtale med disse. Denne avtalen må inneholde hva de skal bidra med og hva du skal gjøre i gjengjeld.
   

Fortsatt usikker på hvordan avtalen skal se ut? Spør en klubbrådgiver!

NB! Hvis klubbrådgiver krever underskrift på avtalene deres, kan dere fylle ut de vedlagte avtalene (se lenker nederst), skrive under, og levere til klubbrådgiver på et klubbmøte. Dette kommer imidlertid i tillegg til de digitale avtalene som må legges inn på prosjektplattformen. Underskrift er nemlig ikke et krav fra 4H Norge – så hør med klubbrådgiver om hvordan dere gjør det i klubben deres!
 

• Avtale – bokmål (DOCX, 12KB)
• Avtale – nynorsk (DOCX, 12KB)
   

Hvorfor fyller vi ut et budsjett?

Et budsjett er en svært viktig del av planleggingsarbeidet. Budsjettet består av planlagte utgifter og inntekter i forbindelse med prosjektarbeidet, og skal forberede deg/dere på hvor mye prosjektet vil koste/hvor mye dere kan tjene på prosjektet.

Målet med budsjettet er at prosjektet skal gå i null. Det vil si at hvis du/dere har budsjettert kostnader på for eksempel 150 kroner, må du/dere finne ut av hvordan du/dere skal klare å betale disse 150 kronene. Å finne ut av hvordan man skal betale for kostnadene i et prosjekt kalles en finansieringsplan (les mer om dette under "Budsjett – inntekter").

Dersom du/dere ikke planlegger å gå i null, planlegger dere å gå enten i underskudd eller overskudd:

• Underskudd: Hvis du/dere planlegger at prosjektet skal ha større kostnader enn inntekter, planlegger du/dere å gå med underskudd.
   
• Overskudd: Hvis du/dere planlegger at prosjektet skal ha større inntekter enn kostnader, planlegger du/dere å gå med overskudd.

Det er helt greit å planlegge å ikke gå i null, men det er lurt å skrive et par ord om hvorfor du/dere planlegger slik i kommentarfeltet.

I denne delen skal vi planlegge hvor mye et prosjekt kommer til å koste, mens i neste del skal vi se nærmere på inntektene og finansieringsplanen for prosjektet (det vil si hvordan du/dere planlegger å betale for kostnadene i forbindelse med prosjektet).
 

Å fylle ut "Budsjett – kostnader"

Tenk over dette:

• Hva trenger du/dere for å gjennomføre prosjektet?
  Lag en utstyrsliste og finn ut av hva som trengs for å gjennomføre prosjektet. Hvis det er noe du/dere ikke har fra før av, og som koster å få tak i, skal det være med i budsjettet. Det betyr at hvis du/dere har tingene fra før av, trenger de ikke å være med i budsjettet.
   
• Hvordan får du/dere tak i tingene?
  Må du/dere kjøpe tingene du/dere ikke har, eller kan du/dere for eksempel leie dem?
   
• Hvor mye koster det å få tak i tingene?
  Finn ut omtrent hvor mye det vil koste å kjøpe/leie tingene du/dere ikke har.
   

Jeg/vi har utgifter med prosjektet

Når du/dere har funnet ut av punktene over, er det bare å legge inn utgiftene i planen:

1. Skriv inn navn på utgiften (eks. hammer).
2. Velg hvordan du/dere får tak i tingen (eks. "Tingen må kjøpes").
3. Skriv inn hvor mye penger du/dere planlegger å bruke for å skaffe dette (eks. 150 kr).
4. Trykk på "Legg til utgift"
5. Husk å også trykke på "Lagre/Neste" når budsjettet for kostnader er ferdig utfylt, ellers vil det komme opp en feilmelding ved ferdigstilling av planen.
    

Jeg/vi har ingen utgifter med prosjektet

Da er det mulig å krysse av for dette i avkrysningsboksen, og deretter trykke på "Lagre/Neste". Husk imidlertid at alle 4H-medlemmer må betale medlemskontingenten for å drive med 4H-prosjekter, så det er en utgift som kan legges inn på alle prosjekter.
 

Er budsjett og regnskap det samme?

Nei. Budsjett og regnskap ligner på hverandre, men er ikke det samme:

• Budsjett: I budsjettet planlegger man kostnader og inntekter ved et prosjekt før man starter prosjektet. Budsjettet er bare veiledende, og trenger ikke å ha helt riktige tall.
   
• Regnskap: Når prosjektet er ferdig gjennomført, skal man skrive opp nøyaktig hvor store utgifter og inntekter man har hatt i forbindelse med prosjektet (husk å ta vare på kvitteringer). Deretter skal man sammenligne regnskapet med budsjettet, for å se hvordan det har gått i løpet av prosjektperioden. Les mer om dette under "Om økonomisidene".
   

OBS! Det er kun seniorer som har som krav å fylle ut budsjett. Men dersom du/dere er junior eller aspirant, og har lyst til å prøve deg/dere frem, er det helt greit!

Hvorfor fyller vi ut et budsjett?

Et budsjett er en svært viktig del av planleggingsarbeidet. Budsjettet består av planlagte utgifter og inntekter i forbindelse med prosjektarbeidet, og skal forberede deg/dere på hvor mye prosjektet vil koste/hvor mye dere kan tjene på prosjektet.

Målet med budsjettet er at prosjektet skal gå i null. Det vil si at hvis du/dere har budsjettert kostnader på for eksempel 150 kroner, må du/dere finne ut av hvordan du/dere skal klare å betale disse 150 kronene. Å finne ut av hvordan man skal betale for kostnadene i et prosjekt kalles en finansieringsplan (les mer om dette under "Budsjett – inntekter").

Dersom du/dere ikke planlegger å gå i null, planlegger dere å gå enten i underskudd eller overskudd:

• Underskudd: Hvis du/dere planlegger at prosjektet skal ha større kostnader enn inntekter, planlegger du/dere å gå med underskudd.
   
• Overskudd: Hvis du/dere planlegger at prosjektet skal ha større inntekter enn kostnader, planlegger du/dere å gå med overskudd.

Det er helt greit å planlegge å ikke gå i null, men det er lurt å skrive et par ord om hvorfor du/dere planlegger slik i kommentarfeltet.

I denne delen skal vi se nærmere på inntektene og finansieringsplanen for prosjektet (det vil si hvordan du/dere planlegger å betale for kostnadene i forbindelse med prosjektet).
 

Å fylle ut "Budsjett – inntekter"

Tenk over dette:

• Koster det å gjennomføre prosjektet?
  Hvis ja, hvordan vil du/dere tjene eller skaffe penger for å klare å betale for dette? Når dere svarer på dette spørsmålet, lager dere det som kalles en finansieringsplan. Det er mulig å både selge ting (se neste punkt), tjene penger til prosjektet ved å jobbe (eks. klippe plenen i nabolaget) eller bruke penger man har fått i gave (eks. bursdagsgave) for å betale for prosjektet. 
   
• Vil du/dere tjene penger på prosjektet?
  Hvis ja, hvordan vil du/dere gjøre dette? Hvis prosjektet handler om baking, kan man få en inntekt ved å for eksempel selge det man har bakt til familie, venner og naboer, eller spørre den lokale butikken om å sette opp en stand med bollesalg.
   
• Hvor mye er inntektene dine/deres verdt?
  Finn ut omtrent hvor mye penger du/dere klarer å skaffe i forbindelse med prosjektet.
   

Jeg/vi har inntekter i forbindelse med prosjektet

Når du/dere har funnet ut av punktene over, er det bare å legge inn inntektene i planen:

1. Skriv inn navn på inntekten (eks. selge hjemmebakte boller).
2. Velg hvordan du/dere skaffer inntekten til prosjektet (eks. "Selge noe" ).
3. Skriv inn hvor mye penger du/dere planlegger å få inn for dette (eks. 150 kr).
4. Trykk på "Legg til inntekt".
5. Husk å også trykke på "Lagre/Neste" når budsjettet for inntekter er ferdig utfylt, ellers vil det komme opp en feilmelding ved ferdigstilling av planen.
    

Jeg/vi har ingen inntekter i forbindelse med prosjektet

Da er det mulig å krysse av for dette i avkrysningsboksen, og deretter trykke på "Lagre/Neste".
 

Er budsjett og finansieringsplan det samme?

Nei. Forskjellen på et budsjett for inntekter og en finansieringsplan er at budsjettet forteller hvor mye inntekter dere får i forbindelse med prosjektet (se feltet "Verdi/beløp"), mens finansieringsplanen forteller hvordan dere skal betale for utgiftene i prosjektet (se feltet "Velg type inntekt").

Måten "Budsjett – inntekter" er lagt opp på i planleggeren vår, gjør imidlertid at svaret på disse to begrepene kommer i samme tabell. Vi slår altså to fluer i en smekk!
 

Er budsjett og regnskap det samme?

Nei. Budsjett og regnskap ligner på hverandre, men er ikke det samme:

• Budsjett: I budsjettet planlegger man kostnader og inntekter ved et prosjekt før man starter prosjektet. Budsjettet er bare veiledende, og trenger ikke å ha helt riktige tall.
   
• Regnskap: Når prosjektet er ferdig gjennomført, skal man skrive opp nøyaktig hvor store utgifter og inntekter man har hatt i forbindelse med prosjektet. deretter skal man sammenligne regnskapet med budsjettet, for å se hvordan det har gått i løpet av prosjektperioden. Les mer om dette under "Om økonomisidene".
   

OBS! Det er kun seniorer som har som krav å fylle ut budsjett. Men dersom du/dere er junior eller aspirant, og har lyst til å prøve deg/dere frem, er det helt greit!

Før planen sendes til godkjenning, må du/dere krysse av for at planen er ferdig utfylt. Husk at alle deler av planen må være utfylt først, inkludert alle oppdrag du vil gjennomføre i prosjektet samt avtaler og budsjett (hvis du/dere er aspirant eller junior, holder det å krysse av for at det ikke er noen utgifter eller inntekter i prosjektet under budsjett). Deretter er det bare å trykke på "Send til godkjenning".

Når planen er sendt inn, må du/dere vente på tilbakemelding fra klubbrådgiver før du/dere kan gå videre med prosjektarbeidet:
 

• Hvis planen blir godkjent, blir den også låst – det vil si at du ikke kan gjøre flere endringer på den. Derfor er det viktig å være helt sikker på at du er ferdig med å skrive en plan før du sender den til godkjenning. Når planen har blitt godkjent, vil også resten av fanene i prosjektet åpnes (dvs. Gjennomføring, Økonomi, Evaluering, Visning og utskrift). Du/dere kan da fortsette med prosjektarbeidet.
   
• Hvis planen ikke blir godkjent, vil du/dere få et varsel og en melding om dette. I meldingen vil det stå hva klubbrådgiveren mener at må endres før planen kan godkjennes. Når du/dere retter opp dette, må planen sendes inn på nytt. Deretter vil klubbrådgiveren godkjenne planen, og du/dere kan fortsette med prosjektarbeidet

Har du oppdaget noen feil eller mangler på denne siden? Ta kontakt med oss på 4hnorge@4h.no.