Årsrapportering

Alle 4H-klubber skal rapportere årsmelding og årsregnskap til 4H Norge.

(Klikk på "Fullscreen" for å se illustrasjonen i større visning).

Hvorfor skal klubben årsrapportere?
Hvem kan rapportere
Hvor går jeg for å rapportere?
Hva må til for å bli kvalifisert til å motta økonomisk støtte som Frifond og momskompensasjon
Hvordan rapportere?
Frister - Når må klubben rapportere?

Ønsker dere mer aktivtet i klubben? Trenger klubben penger for å gjøre mer av det som er moro? Gjennom årsrapporteringen utløses automatisk penger, som klubben kan bruke på mer aktivitet.
Enkel årsrapportering = enkle midler inn i klubbkassen.
Gjennom årsrapportering dokumenterer dere hva klubben har gjort. Resultatet er et nyttig arkiv, og en synliggjøring av klubbens aktiviteter.

Aktivitetene klubben rapporterer inn på årsrapporteringen kan brukes som underlag i søknader, både lokalt og nasjonalt. • Årsrapportering utløser automatisk penger - både momskompensasjon og Frifond-midler. For en liten klubb kan dette utløse kr 10 000 - 15 000.

Hvem kan rapportere?

Leder, sekretær, kasserer og klubbrådgiver A og B har tilgang til å rapportere på økonomi og aktivitet i klubben. NB! Merk at det er kun (ny)valgt leder i klubben som har tilgang til å fylle ut årsrapporten. Årsrapporten skal leveres i januar.

Hvor går jeg for å rapportere?

Logg inn på 4h.no. Gå til Min side | Min klubb | "Årsmelding og regnskap" og "Årsrapport", etter innlogging.

For å kvalifisere til økonomisk støtte som Frifond og momskompensasjon må klubben:

a) Være aktiv! Det vil si betalt klubbkontingent, ha medlemsaktiviteter, ha mer enn 5 medlemmer i alderen 0 – 25 år og ha et registrert klubbstyre.

b) Registrere årsmelding som viser regnskap for inneværende år, samt forbruk av Frifond-midler og hvilke aktiviteter som er gjennomført.

c) Vedlegg: legge ved signert regnskap av både kasserer og revisor, som spesifiserer bruk av frifond, årsplan for kommende år og andre dokumenter og bilder dere ønsker å ha tilgjengelig i systemet.

d) For å motta momskompensasjon må klubben også ha eget organisasjonsnummer og være registrert i Frivillighetsregisteret. Er du usikker på om klubben er registrert, sjekk https://www.brreg.no/ . Tips til hvordan du registrer organisasjonsnummer på klubben. (PDF, 858KB)
Det er lurt å finne fram nødvendige papirene før du setter deg ned for å rapportere, og skanne inn slik at du har signert regnskap tilgjengelig.

e) Levere årsrapport

Hvordan rapportere? Se eksempel på årsrapportering for 4H-klubben.
Frister - Når må klubben rapportere?
Årsmelding og årsregnskap: Utfylling av årsmelding og årsregnskap skal skje innen innen 1. desember.
Årsrapport: Utfylling av årsrapport skjer etter nyttår - frist 31. januar.

Innlogging | Hvordan logger jeg inn?

Du må logge deg inn på www.4h.no for å melde deg på arrangementer, bruke prosjektplattformen (digitale 4H-prosjekter) eller administrere medlemskapet ditt.

Du trenger medlemsnummer og passord for å logge inn. Du logger inn ved å trykke på "Logg inn" øverst til høyre på nettsiden.
Registrering av politiattest

Klubbrådgiver A er ansvarlig for å verifisere og registrere politiattest for klubbrådgiver B og eventuelle andre voksenledere knyttet til klubben.

Se brukerveiledning under og ta ev. kontakt med fylket om du har noen spørsmål.

Se også mer informasjon om politiattest i 4H.
Klubbdrift | Kommuniser via Min klubb
Klubbdrift: Min klubb gir deg enkel tilgang til å sende ut informasjon til klubben sine medlemmer og pårørende via e-post og/eller sms? Du gjør det ved å logge deg inn på Min side og gå til Min klubb hvor du velger «Sende e-post» eller «Send SMS»:
- Huk av for hvem som skal være mottakergrupper
- Skriv inn teksten
- Trykk «Send SMS’er».
4H Norge står som avsender av SMS-en, og den kan ikke besvares. Det er derfor viktig at du legger ved kontaktinformasjon til den/de mottaker kan kontakt vedrørende saken.

NB! Hold SMS-ene korte! Har du mer enn 160 tegn vil det påløpe ekstrakostnader, dvs. bli sendt flere SMS-er. Klubben har 1000 SMS til rådighet. Når dere har brukt opp denne kvoten vil dere få feilmelding ved utsendelse. Ta da kontakt med 4H Norge sentralt.
Faktura | Kontingent og arrangement
Her finner du informasjon om hvordan du finner dine fakturaer, både for medlemskontingent og for ulike arrangement, og hvordan du kan betale for disse:

Medlemskontingent
- Faktura for medlemskontingent sendes pr e-post. I e-posten ligger en betalingslenke. Via lenken kan du betale med kort eller Vipps.
- Du kan logge på Min side, og gå til faktura, for å betale med kort eller Vipps.
Arrangement

Slik betaler du for arrangement:
- Gratisarrangement: hvis arrangementet er gratis, får du ingen faktura.
- Betal ved påmelding: arrangementet betales med kort eller Vipps når du melder deg på arrangementet.
- E-post med betalingslenke: faktura for arrangementet sendes til deg pr e-post. I e-posten finner du en betalingslenke hvor du kan betale med kort eller Vipps (ref punkt over; betaling av kontingent).
Verv | Hvordan endre verv i medlemsregisteret?

Etter årsmøtet i klubben må alle styrevervene oppdateres om det er gjort endringer. Husk også å oppdatere klubbrådgiververvet.

Oppdatering/endring av verv gjøres på Min klubb. Logg deg inn på 4h.no | Min klubb | gå videre inn på «For tillitsvalgte». Der får du opp sittende styre i arkfanen «Tilltisvalgte» og alle medlemmene i arkfanen «Medlemmer».

For å avslutte verv går du på «Tillitsvalgte» velger riktig verv og setter inn sluttdato for vervet.

For å legge til et verv søker du opp medlemmet i arkfanen «Medlemmer», trykker «redigere verv» og legger til vervet, se mer info her:

Det er viktig at alle verv er oppdaterte - både for at informasjon som sendes ut kommer til riktig person og for at 4H-vitnemålet blir riktig. Husk at nye medlemmer må være innmeldt for å kunne få tildelt verv.

Får du ikke opp et medlem eller en klubbrådgiver på listen din, så betyr det at medlemmet ikke er tilknyttet klubben i medlemsregisteret. Send da en e-post til Kontingent@4h.no med informasjon om medlemmet og klubben så hjelper vi dere.
Medlemsliste | Hvor finner jeg klubbens medlemsliste?
Husk å holde klubbens medlemsliste oppdatert. Feil eller mangler på medlemmenes kontaktinformasjon gjør at medlemmene bl.a. ikke får logget seg inn på 4h.no, ikke kan gjennomføre digitale prosjekt, melde seg på arrangement, ikke mottar medlemsbladet og ikke får kontingentfakturaen sin i tide.

Huskeliste for oppdatert medlemsliste:
- Ta ut medlemsliste fra Min klubb i menyvalget «Rapporter/medlemsutvikling».
- Sjekk at alle medlemmer er registrert med riktig adresse, e-post og mobil. Verifiser også foresattes e-postadresse og mobilnummer.
- Nye medlemmer melder seg inn via «Bli med».
- Medlemmer som ønsker å melde seg ut kan gjøre dette via Min side/Medlemskap (krever innlogging), ev. sende e-post til kontingent@4h.no.
- Oppdater/registrer nytt klubbstyre i Min klubb |For tillitsvalgte. Gjør dette så raskt som mulig etter årsmøtet, men senest 1.desember.
Glemt passord | Hva gjør jeg om jeg når jeg glemt passordet mitt?
Om du ikke husker passordet ditt, må du:
1. Gå på www.4h.no og trykk «Logg inn» (øverst til høyre på siden)
2. Trykk på «Glemt passord», oppgi oppgi e-postadressen som du har registrert i medlemsregisteret.
3. Du får tilsendt en e-post med en lenke, som du må klikke på for å sette nytt passord. NB! Husk å sjekke søppelpost/spam! Når du klikker på lenken, kan du også se medlemsnummeret ditt.
4. Har du samme e-postadresse registrert på flere medlemsnummer (eks. foresatte som har sin e-postadresse registrer på flere barn/4H-ere), får du tilsendt en e-post med gjenopprettingslink for pr medlemsnummer som er med denne e-postadressen.
  Se eksempel:
  
  Gå inn på det medlemsnummeret du ønsker å resette passordet på, og trykk på linken. Du får opp dette bildet hvor du kan endre passordet. Når det er gjort kan du logge inn.
5. Hvis du ikke har e-postadresse registrert i medlemsregisteret, kan du ta kontakt med klubbrådgiver eller klubbstyret, som kan registrere en e-postadresse på deg. Når den er registrert kan du bruke "glemt passord-funksjonen".
6. Har du fortsarr problemer med å logge inn, kan du kontakte 4H-kontoret i ditt fylke.
Medlemsnummer | Hvor finner jeg mitt medl.nr?
Her finner du ditt medlemsnummer:
- Kontingentfaktura: medlemsnummeret står på din faktura for medlemskontingent.
- AKTIViTET: Øverst i adressefeltet (over navnet ditt), på baksiden av medlemsbladet AKTIViTET, står medlemsnummeret ditt.
- Klubbrådgiver, kasserer eller sekretær i klubben: Spør klubbrådgiver, kasserer eller sekretær i klubben, om de kan kjøre ut en medlemliste fra medlemsregisteret - der listes medlemmenes medlemsnummer ut.