Når du skal starte en ny klubb er det noen formaliteter som må på plass. Dette kan 4H-kontoret i fylket hjelpe deg med om du ønsker det.
1. Verv:
Klubben skal velge personer til ulike verv. Dette gjøres på stiftelsesmøtet.
Vervene det skal velges personer til er:
Klubbstyret bestående av leder, nestleder, kasserer, sekretær og styremedlem. Styret skal bestå av medlemmene selv, altså ikke voksne. Det er i utgangspunktet medlemmer i alderen 10 – 26 år som enda ikke har mottatt plaketten som kan velges til klubbstyret. I nye klubber er det ofte flest unge medlemmer, og det hender man må gjøre unntak å velge personer som ikke er ti år enda.
Dette er voksne personer (ofte foreldre) som hjelper klubbstyret med å styre klubben, er gode rollemodeller og trygge voksenpersoner. Det skal være én klubbrådgver A som er hovedklubbrådgiver. Denne har litt mer ansvar enn de andre klubbrådgiverne. I tillegg kan klubben ha så mange klubbrådgiver B man ønsker. Det anbefales å ha ca. to klubbrådgiver B i tillegg til en klubbrådgiver A.
- To årsmøterepresentanter (og to varaer)
Disse skal representere klubben på årsmøtet i fylkeslaget. Det oppfordres til å velge personer i medlemsalder, men det kan også velges voksne (under forutsetning at de er medlem).
Klubben må ha en myndig person som skal være prokurist sammen med klubbrådgiver A. Det å være prokurist er omtrent det samme som å ha signaturrett. 4H-klubbene velger prokurist fordi styret består av personer under 18 år, noe som skaper utfordringer f.eks. ved opprettelse av bankkonto. Klubbrådgiver A og en valgfri myndig person skal alltid tildeles prokura i fellesskap. Klubbrådgiver A er automatisk prokurist. Av praktiske årsaker kan det f.eks. være lurt om det er en av kasserer sine foresatte som er prokurist.
Valgkomitéen kan bestå av både barn, ungdommer og voksne. Valgkomiteen skal foreslå hvem som skal velges inn i styret og til andre verv i klubben på neste årsmøte.
Revisor skal gå gjennom klubbens regnskap før årsmøtet for å sjekke at alt er i orden, godkjenne og signere dette.
2. Vedtekter
Klubben må ha vedtekter. 4H Norge har normalvedtekter for 4H-klubber. Det anbefales at klubben bruker 4H Norge sine normalvedtekter uten endringer. Normalvedtektene endres ved behov. Dette gjøres av landsmøtet.
Normalvedtekter for klubb på bokmål (PDF, 225KB) | Normalvedtekter for klubb på nynorsk. (PDF, 244KB)
3. Stiftelsesmøte
Når det er klart for at klubben formelt skal stiftes må det innkalles til et stiftelsesmøte. I noen klubbstarter kan dette være det første møtet, mens det andre steder kan ta litt tid før det er riktig å formelt stifte klubben. Det anbefales at stiftelsesmøtet holdes så raskt som mulig.
Det må sendes ut innkalling og saksliste til stiftelsesmøtet. Bruk gjerne denne malen (DOCX, 287KB).
Stiftelsesmøtet skal behandle disse sakene:
-
Konstituering
1.1 Godkjenning av innkalling og saksliste
1.2 Valg av ordfører (møteleder) for stiftelsesmøtet
1.3 Valg av protokollfører (referent) for stiftelsesmøtet
1.4 Valg av to personer til å skrive under stiftelsesprotokollen (referatet)
-
Valg av klubbens navn
-
Valg av styre og andre tillitsverv
-
Godkjenning av vedtekter
Det skal skrives en protokoll (referat) fra stiftelsesmøtet. Bruk gjerne denne malen for stiftelsesprotokoll. (DOCX, 290KB) Protokollen er et viktig dokument som skal tas vare på og blant annet brukes ved registrering i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret.
4. Skaffe organisasjonsnummer
(registrering i enhetsregisteret og frivillighetsregisteret, også kalt Brønnøysundregistrene)
4H-klubber må ha organisasjonsnummer. Det er blant annet for at klubben skal kunne få momskompensasjon, opprette bankkonto i klubbens navn, bruke Vipps, motta grasrotmidler og søke offentlig økonomisk støtte. For å få organisasjonsnummer må klubben registrere seg i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret (en del av Brønnøysundregistrene).
Når du skal registrere klubben trenger du:
- Stiftelsesprotokoll/-dokument
- (Årsmøteprotokoll dersom klubben har avholdt årsmøte mellom stiftelsesmøtet og registreringen)
- Vedtekter (bokmål | nynorsk)
- Bekreftelse fra foreldrene (for barn under 15 år)
- Personnummer til styret og prokurister
For mer informasjon og hva du skal gjøre – se denne brukerveiledningen for hvordan 4H-klubber skaffer seg organisasjonsnummer.
5. Økonomi og bankkonto
Når klubben har fått organisasjonsnummer kan dere opprette bankkonto. Denne skal opprettes i klubbens navn. Det kan være lurt å ha en brukskonto og en sparekonto. De to prokuristene oppretter bankkontoene sammen.
Gi beskjed til 4H i fylket når bankkonto er opprettet, så vil klubben motta kroner 5 000,- i oppstartsmidler fra 4H Norge. Enkelte fylkeslag hjelper nye klubber økonomisk frem til oppstartsmidlene mottas.
Kasserer betaler regninger og fører regnskap. Kasserer bør få god hjelp/støtte av en voksen. Oppgaven som kasserer er lærerik, men kan være krevende første året da det er mye å sette seg inn i.