Formell stiftelse av klubb

Sjekk her om det allerede finnes 4H-klubb der du bor. Velg ditt fylke og trykk deretter på «klubber» i menyen.

Tenk etter om det er noen barn og unge i nærområdet ditt som du tror vil være med i klubben og om det er noen voksne som vil hjelpe til. Spør gjerne om dem vil være med! Mer informasjon om 4H her.

Ta kontakt med 4H-kontoret i ditt fylke. De kan svare på spørsmål og hjelpe deg videre med alt du trenger rundt det å starte 4H-klubb. Noen fylkeslag kan også hjelpe deg både praktisk og økonomisk med oppstarten av klubben.

Det er mange måter å gå frem på når du skal starte klubb. Hvordan du skal gjøre det kommer an på mange ting, for eksempel om det har vært klubb der før, om folk i området kjenner til 4H, om du allerede vet om mange som vil være med i klubben, om du allerede har voksne som vil hjelpe til osv.

Det kan være lurt å spørre skolen om du kan få noen få minutter til å fortelle om 4H i noen av klassetrinna. Hvis du ikke får det, kan du kanskje få sende med brosjyre og invitasjon i ranselpost, få legge ut en melding på klassenes Facebook-gruppe eller noe annet.

Planlegg et informasjonsmøte som du kan invitere til når du f.eks. er på skolen for å fortelle om 4H. På informasjonsmøtet kan du f.eks. starte med veldig kort informasjon om 4H til både barn/unge og foreldrene. Deretter kan du ha aktiviteter for barna, samtidig som foreldrene får mer informasjon, før dere avslutter f.eks. avslutter med noe enkel mat til alle.

4H er så mye og driver med så mye at det kanskje kan være vanskelig å skjønne hva et medlemskap i 4H inneholder. Sett gjerne opp en årsplan eller halvårsplan, sånn at de som lurer på om dem skal bli med kan se akkurat hva denne 4H-klubben skal drive med den nærmeste tiden.

Et 4H-møte kan være så mye. Ofte har klubbene et «vanlig» 4H-møte i måneden. Noen har turer i tillegg og noen har flere 4H-møter i måneden. Et 4H-møte består som oftest av en sosial, aktiv og morsom aktivitet knyttet til et av 4Hs programområder; natur, kultur, samfunn eller helse. Det kan for eksempel være bløtkaketevling, kanopadling, volleyball, juleverksted, søppelplukking, tryllekurs, gårdbesøk eller noe annet medlemmene har lyst til.

For tips til aktiviteter – se for eksempel 4Hs oppdragsbank og Den grønne skolen. Det kan være lurt å spørre andre klubber om tips – ta gjerne kontakt med naboklubber eller spør på aktuelle Facebook-grupper (mange fylkeslag har egne Facebook-grupper for klubbrådgivere i fylket).

Eksempel på årsplan:

• Januar: Akedag med mat på bål
• Februar: Karneval
• Mars: Fisketur
• April: Volleyball
• Mai: Gårdsbesøk | Under åpen himmel | 4H-dagen
• Juni: Sommeravslutning med tevlinger, leker eller kanopadling | Delta på leir i fylket
• Juli: De over 14 år deltar på landsleir / nordisk leir
• August: Klubbtur med overnatting
• September: Øve på skuespill til høstfesten
• Oktober: Høstfest
• November: Årsmøte med aktivitet etter årsmøtet
• Desember: Grøtmøte med juleverksted

4H-møter starter med at leder (eller nestleder) ønsker velkommen. Deretter har sekretæren opprop og krysser av i møteboka hvem som har kommet.

På slutten av møtet tas 4H-løftet og gnisten. Vi stiller oss i ring og sammen sier vi 4H-løftet:

«Vi lover å arbeide mot det mål å bli en ungdom med klart hode, varmt hjerte, flinke hender og god helse».

Når vi sier «hode» tar vi høyre hånd mot hode, deretter til hjertet når vi sier «hjerte» og begge håndflatene frem når vi sier «hender». Etter 4H-løftet legger vi høyre arm over venstre og tar hverandre i hendene. En av medlemmene (for eksempel leder, den som sist hadde bursdag eller noen andre) sender gnisten ved å bruke sin høyre hånd til å trykke «naboen» på venstre side sin venstre hånd. «Naboen» trykker deretter sin neste «nabo» sin hånd, og slik går gnisten rundt helt til den kommer tilbake til den som sendte den. Mens gnisten går rundt ser vi i taket og tenker på 4H-ere i andre land. Den som sendte gnisten sier fra når den har gått rundt, alle sier «takk for i dag» sammen og 4H-møtet er avsluttet.

Når du skal starte en ny klubb er det noen formaliteter som må på plass. Dette kan 4H-kontoret i fylket hjelpe deg med om du ønsker det.
 

1. Verv:

Klubben skal velge personer til ulike verv. Dette gjøres på stiftelsesmøtet.
Vervene det skal velges personer til er:

• Klubbstyre 

Klubbstyret bestående av leder, nestleder, kasserer, sekretær og styremedlem. Styret skal bestå av medlemmene selv, altså ikke voksne. Det er i utgangspunktet medlemmer i alderen 10 – 26 år som enda ikke har mottatt plaketten som kan velges til klubbstyret. I nye klubber er det ofte flest unge medlemmer, og det hender man må gjøre unntak å velge personer som ikke er ti år enda.   

• Klubbrådgivere 

Dette er voksne personer (ofte foreldre) som hjelper klubbstyret med å styre klubben, er gode rollemodeller og trygge voksenpersoner. Det skal være én klubbrådgver A som er hovedklubbrådgiver. Denne har litt mer ansvar enn de andre klubbrådgiverne. I tillegg kan klubben ha så mange klubbrådgiver B man ønsker. Det anbefales å ha ca. to klubbrådgiver B i tillegg til en klubbrådgiver A.

• To årsmøterepresentanter (og to varaer) 

Disse skal representere klubben på årsmøtet i fylkeslaget. Det oppfordres til å velge personer i medlemsalder, men det kan også velges voksne (under forutsetning at de er medlem).

• Prokurist  

Klubben må ha en myndig person som skal være prokurist sammen med klubbrådgiver A. Det å være prokurist er omtrent det samme som å ha signaturrett. 4H-klubbene velger prokurist fordi styret består av personer under 18 år, noe som skaper utfordringer f.eks. ved opprettelse av bankkonto. Klubbrådgiver A og en valgfri myndig person skal alltid tildeles prokura i fellesskap. Klubbrådgiver A er automatisk prokurist. Av praktiske årsaker kan det f.eks. være lurt om det er en av kasserer sine foresatte som er prokurist.  

• Valgkomité  

Valgkomitéen kan bestå av både barn, ungdommer og voksne. Valgkomiteen skal foreslå hvem som skal velges inn i styret og til andre verv i klubben på neste årsmøte.

• Revisor  

Revisor skal gå gjennom klubbens regnskap før årsmøtet for å sjekke at alt er i orden, godkjenne og signere dette.
 

2. Vedtekter

Klubben må ha vedtekter. 4H Norge har normalvedtekter for 4H-klubber. Det anbefales at klubben bruker 4H Norge sine normalvedtekter uten endringer. Normalvedtektene endres ved behov. Dette gjøres av landsmøtet.

Normalvedtekter for klubb på bokmål (PDF, 225KB) | Normalvedtekter for klubb på nynorsk. (PDF, 244KB)
 

3. Stiftelsesmøte

Når det er klart for at klubben formelt skal stiftes må det innkalles til et stiftelsesmøte. I noen klubbstarter kan dette være det første møtet, mens det andre steder kan ta litt tid før det er riktig å formelt stifte klubben. Det anbefales at stiftelsesmøtet holdes så raskt som mulig.

Det må sendes ut innkalling og saksliste til stiftelsesmøtet. Bruk gjerne denne malen (DOCX, 287KB).

Stiftelsesmøtet skal behandle disse sakene:

1. Konstituering 

   1.1 Godkjenning av innkalling og saksliste
   1.2 Valg av ordfører (møteleder) for stiftelsesmøtet
   1.3 Valg av protokollfører (referent) for stiftelsesmøtet
   1.4 Valg av to personer til å skrive under stiftelsesprotokollen (referatet)
    

2. Valg av klubbens navn 

3. Valg av styre og andre tillitsverv 

4. Godkjenning av vedtekter

Det skal skrives en protokoll (referat) fra stiftelsesmøtet. Bruk gjerne denne malen for stiftelsesprotokoll. (DOCX, 290KB) Protokollen er et viktig dokument som skal tas vare på og blant annet brukes ved registrering i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret.

4. Skaffe organisasjonsnummer
(registrering i enhetsregisteret og frivillighetsregisteret, også kalt Brønnøysundregistrene)

4H-klubber må ha organisasjonsnummer. Det er blant annet for at klubben skal kunne få momskompensasjon, opprette bankkonto i klubbens navn, bruke Vipps, motta grasrotmidler og søke offentlig økonomisk støtte. For å få organisasjonsnummer må klubben registrere seg i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret (en del av Brønnøysundregistrene).

Når du skal registrere klubben trenger du:

1. Stiftelsesprotokoll/-dokument 
2. (Årsmøteprotokoll dersom klubben har avholdt årsmøte mellom stiftelsesmøtet og registreringen) 
3. Vedtekter (bokmål | nynorsk) 
4. Bekreftelse fra foreldrene (for barn under 15 år) 
5. Personnummer til styret og prokurister 

For mer informasjon og hva du skal gjøre – se denne brukerveiledningen for hvordan 4H-klubber skaffer seg organisasjonsnummer.
 

5. Økonomi og bankkonto

Når klubben har fått organisasjonsnummer kan dere opprette bankkonto. Denne skal opprettes i klubbens navn. Det kan være lurt å ha en brukskonto og en sparekonto. De to prokuristene oppretter bankkontoene sammen.

Gi beskjed til 4H i fylket når bankkonto er opprettet, så vil klubben motta kroner 5 000,- i oppstartsmidler fra 4H Norge. Enkelte fylkeslag hjelper nye klubber økonomisk frem til oppstartsmidlene mottas.

Kasserer betaler regninger og fører regnskap. Kasserer bør få god hjelp/støtte av en voksen. Oppgaven som kasserer er lærerik, men kan være krevende første året da det er mye å sette seg inn i.

Gode råd og tips finnes på ressurssidene på 4h.no.

Se spesielt heftene:

• «Året rundt» (PDF, 1MB)
• «Møteboka» (PDF, 1MB)
• «Kassaboka – veileder til kasserer og bruk av kassaboka».  (PDF, 812KB) 

Du kan også spørre fylkeslaget ditt hvis det er noe du lurer på. Alle fylkeslag har et 4H-kontor med én eller flere ansatte. I tillegg har alle fylkeslag et fylkesstyre. I noen fylker får klubbene en egen kontaktperson i fylkesstyret, men du kan uansett alltid ta kontakt med 4H-kontoret dersom du ønsker det.

Flere fylkeslag sender også ut månedlig nyhetsbrev til klubbene, der det fortelles og minnes om ting som skal gjøres.

Klubben får også tilsendt Klubbservice - et elektronisk nyhetsbrev med nyttig informasjon om hva som skjer i organisasjonen, frister og aktiviteter mv., hver måned.