3. Rapportering av Frifond

Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) endret sine retningslinjer for Frifond, på bakgrunn av dette har 4H Norge oppdatert våre retningslinjer.

Retningslinjer Frifond organisasjon (revidert 25.03.2023) (PDF, 161KB)

Vi oppfordrer klubbstyret og klubbrådgiver om å gjør seg kjent med retningslinjene.

Årets endringer er:

Presisering i punkt 3: Retningslinjer for bruk av frifondmidler
Klubbene bestemmer selv hvordan frifond-støtten skal brukes, så lenge de brukes i tråd med retningslinjene.
Vi har forsøkt å tydeliggjøre hva støtten kan brukes til, og ikke skal brukes til, se punkt 2. Hva kan Frifondmidlene brukes til.

Endring i Punkt 4: Oppstartsmidler

Oppstartsmidler fordeles som en fast sum på kr 8.000, - til ny oppstartede klubber. Med nyoppstartet klubb, menes en ny klubb eller en restartet klubb, som ikke har vært aktiv de siste 5 årene.
Beløpet fastsettes hvert år av generalsekretær, og støtten utbetales fortløpende etter at fylket har meldt inn en kvalifisert klubb. Kvalifisert klubb, se punkt 5 og 6.

• Klubben får oppstartsmidler for etableringsåret, dette utbetales så fort som mulig og senest 10. desember i etableringsåret, eller året etter etablering. 
• Klubber som ikke er kvalifisert til frifond driftsstøtte i år 2, kan få utbetalt nye oppstartsmidler tilsvarende driftstøtten for år 2, så lenge de har rapportert på bruken av oppstartsmidlene innen 1. desember fristen. 
• En klubb kan få driftsstøtte og oppstartsmidler utbetalt i samme år, om oppstartsmidlene blir utbetalt året etter etablering.

Presisering i Punkt 5: Kriterier for tilskudd til klubben (siste kulepunkt):
Klubben er pliktig til å informere 4H Norge sentralt om de har søkt på noen av de andre ordninger, som gjør at de ikke kan være en del av 4H Norges frifond søknad.

Presisering i punkt 6: Rapporteringsrutiner (første kulepunkt):
Leder kan nå på lik linje med kasserer signere klubbens balanse og resultatrapport.

Presisering av Punkt 7: Klageadgang
Fordeling av driftsstøtte blir kunngjort på 4H Norges nettsider i desember.
Klagesaker blir fremover behandlet av administrasjonen ved administrasjonsleder.

Rapporteringsfrist for årsmelding - inkludert Frifond - er senest 1. desember.

For å rekke rapporteringsfristen som er senest 1. desember, anbefaler vi 4H-klubbene å gjennomføre årsmøtet innen 15. November. Dette for at klubben kan være sikret Frifondstøtte påfølgende 4H-år.

4H Norge utbetaler Frifondstøtte i desember for kommende regnskapsår.

Bruk av Frifond-midler skal rapporteres via Min side/Min klubb i løpet av høsten.

1. desember er frist for Frifond-rapportering. Det skjer samtidig som rapportering av årsmelding og årsregnskap. Det er også mulig å rapportere på Frifond-midler fortløpende etter hvert som pengene brukes. Husk å lagre underveis!

• Slik årsrapporterer klubben

4H Norge oppdaterer feltet "Frifond-midler mottatt". Klubben fyller inn hva som er brukt av disse midlene.

Klubber som ikke har levert Frifond-rapport eller ikke har brukt opp alle midlene, får tilsendt faktura på restbeløpet. Fakturaen må betales, før ny tildeling kan skje. Fakturaen må betales så raskt som mulig, slik at dere kan få utbetalt nye Frifond-midler.
NB! Siste utbetaling skjer 20. desember.

• Kassabok - veileder til kasserer og bruk av kassaboka (PDF, 812KB)
• Kassaboka (XLSX, 104KB)
• Eksempel på utfylt kassadagbok (XLSX, 113KB)

Eksempel på et signert årsregnskap inkludert Frifond-regnskap som skal legges ved i Min klubb:
 

(Klikk på bildene for å se større versjon av dem).

Eksempelet over viser at denne klubben har brukt opp de mottatte Frifond-midlene. Regnskapet/oversikten viser hva midlene er brukt til, og at midlene er brukt i løpet av 4H-året. Oversikten viser også at de har levert dokumentasjonen som kreves.

Frifond-midler kan rapporters fortløpende i Min klubb/ Årsmelding og årsregnskap når pengene er brukt opp - husk å fylle ut tekstfeltet med hva midlene er brukt midlene til. Malen er hentet fra kassaboka.

Tips! Dokumenter forbruk av Frifond-midler fortløpende. Ta bilder av alt det morsomme og lærerike dere gjør for midlene. Vi ønsker å se hva dere gjør og vise støtten gir 4H-erne. Legg gjerne ved bilder ved rapporteringen eller send de til oss på 4hnorge@4h.no.

Se gjerne vår "Kassabok, eksempel" for hvordan dere kan føre regnskap, og ha god oversikt over bruken av Frifondmidlene.