I november er det årsmøte i 4H-klubbane. Her får de tips til kva som må gjerast før, under og etter årsmøte.
Årsmøtet i klubben skal skje i løpet av november, og i god tid før årsrapporteringsfristen 1. desember.
I heftet "Året rundt" (side 13-15) finn du rettleiing for korleis klubben kan gjennomføre eit godt årsmøte, og i Møteboka (side 37-42) finn de gode eksempel på Årsmelding og Årsmøteprotokoll.
Årsmøtet er det mest formelle møtet klubben har. Styret kallar medlemmene i klubben inn til årsmøte minst ti dagar på førehand. Berre medlemmer mellom 10 og 25 år som har vore med i minst ein månad og har betalt medlemskontingenten, har røysterett.
Årsmøtet skal handsame:
a) Melding frå styret om arbeidet i klubben siste året.
b) Revidert rekneskap for klubben for siste året.
c) Innkomne saker. Slike saker må vere komne til klubbstyret minst fem dagar før årsmøtet.
d) Framlegg til årsplan for neste år.
e) Framlegg til budsjett.
f) Val for eitt år av:
• Leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og styremedlem til klubbstyret.
Berre medlemmer i alderen 10 - 25 år kan veljast til styret.
• Klubbrådgjevarar.
• To representantar med vararepresentantar til årsmøtet for 4H i fylket.
Årsmøteprotokoll
Årsmøteprotokollen er meir formell enn eit vanleg møtereferat. Protokollen byrjar med namnet på 4H-klubben, møtestad, dato, kor mange som var til stades og kven som var møteleiar. Protokollen skal ha med vedtaka i kvar enkelt sak på saklista. Er det fleire forslag til vedtak og saka blir avgjort ved røysting, skal røystetala med i protokollen. Protokollen må vise kven som vart vald til dei ulike verva.
Den som refererte, møteleiar og ein som vart vald på møtet skal skrive under på protokollen.
Normalvedtekter for 4H-klubb
24. oktober 2021 vart nye Normalvedtekter for 4H-klubbar vedteke av 4H Norge. Hvis klubben din ikkje har vedteke desse, må dette gjerast i år. Har de vedtekter som er annleis enn 4H Norge sine, må desse sendast inn til 4H Hordaland for godkjenning.
Årsmøtet vel nytt styre og nye klubbrådgjevarar
Det er viktig at valet er rettferdig. Ei uavhengig gruppe (ofte kalla valkomite eller valnemnd) bør derfor foreslå kandidatar til nytt styre og nye klubbrådgjevarar. Har eit styremedlem eller ein klubbrådgjevar fungert godt, og vil fortsetje, er dette den beste kandidaten. Dersom den ikkje har fungert bør valkomiteen foreslå nokon andre. Valkomiteen bør kunne grunngje kvifor dei meiner dette er den beste kandidaten. Dersom nokon kjem med andre forslag under årsmøtet, må dei argumentere på same vis. Hugs skriftleg val på årsmøtet.
Plan for det neste året
På årsmøtet blir årsplan vedtatt. Dette kan vere ein detaljert plan eller ei enkel liste over aktivitetar som klubben vil gjennomføre det neste året. Finn ein god måte å få inn forslag frå medlemmane. Forslag til Årsplan
Det nye styret bør på første styremøte lage eit årsplan for klubben. Fordel ansvaret for dei ulike aktivitetane og oppgåvene som skal gjerast. Hugs at også andre enn styret bør få ansvar!
Det kan òg vera lurt å lage seg eit Årshjul, der ein leggj inn alle arbeidsoppgåver og fristar klubben har i løpet av året. Eksempel på Årshjul finn de i heftet Året rundt side 4 og 5.
Årsrapportering
Innan 1. desember må klubben leggje inn Årsmelding med rekneskap, Årsplan 2023 og nye verv i medlemsregisteret.
Kontaktinformasjon og tilgangar
Det er viktig at kontaktinformasjon til klubbstyret blir oppdatert til dømes i Brønnøysundregistrene, medlemsregistret til 4H, på heimeside, ungfritid.no og sosiale media. Slik kan styret motta informasjon og andre kan få kontakt.
Å ha eit verv vil ofte sei at du har tilgang til administrasjon av til dømes sosiale media. Hugs å gje tilgangen vidare. I medlemsregistret til 4H heng dette saman med verva som blir lagt inn.
Medlemmer
Nye medlemmer er velkomen heile året, men det er veldig greit å ha oppdaterte medlemslister 1. februar, dvs. medlemmer som ønskjer å slutte må gå inn på Min side og sette sluttdato, og dei fleste nye medlemmer bør vera innmeldt.
Plakettmottakarane blir automatisk overført til alumnklubben H.A.N.S.A. 31.desember om dei ikkje melder seg ut eller seier at dei heller vil vera alumn i eigen klubb.
Haustmedlemmer blir innmeldt etter 1. september, og betalar kontingenten innan 31. desember. Kontingenten gjeld både for denne hausten og neste år, og medlemmet blir da ståande som tellande medlem i klubben/ fylket både dette og neste år år. Dette er ein fordel for klubben, for dei får meir i frifondstøtte, og fylket får meir pengar frå ulike støtteordningar.
Ikkje legg inn nye 4H-prosjekt før 1. januar.
Bilde på framsida er frå årsmøtet til Hjorten 4H i 2019. Foto: Hjorten 4H
