Når du lager et budsjett, vet du hvor mye penger du kan bruke i prosjektåret ditt
Er du senior i 4H, da må du fylle ut budsjettdelen i planleggingsfanen i prosjektplattformen. Aspiranter og juniorer kan fylle ut hvis de vil. Velger du dette oppdraget, da velger du å gjøre en skikkelig innsats til å lage et godt budsjett.
Dette oppdraget er ikke rettet mot kasserer i klubbstyret. Mer informasjon om økonomiarbeidet i klubben fins her.
Hva er formålet med et budsjett?
Et budsjett er en viktig del av planleggingsarbeidet. Budsjettet består av planlagte utgifter og inntekter i prosjektet, og hjelper deg å forstå hvor mye prosjektet vil koste og hvordan du kan balansere kostnader med inntekter.
I utgangspunktet skal et budsjett gå i null. Det vil si at hvis du har budsjettert kostnader på for eksempel 650 kroner, da må du også finne ut av hvordan du kan betale disse 650 kronene.
Dersom du ikke planlegger å gå i null, da planlegger du å gå i underskudd (kostnader er større enn inntekter) eller overskudd (inntekter er større enn kostnader). Det er helt greit å planlegge å gå i underskudd eller overskudd, men da bør du skrive en kommentar om hvorfor du planlegger slik.
Hvordan lager du et budsjett?
Lag en liste med hva som trengs for å gjennomføre prosjektet. Trenger du utstyr, forbruksmateriale, eller må du reise? Har du utstyr fra før av, da trenger du ikke å føre det på budsjettet. Men alt som du må betale for skal føres på budsjettet. Alle 4H-medlemmer må for eksempel betale medlemskontingenten for å kunne gjennomføre 4H-prosjekter og samle poeng, så det er en utgift som kan legges inn på alle prosjekter. Finn ut omtrent hvor mye det vil koste å kjøpe utstyr og forbruksmateriale du ikke har. Kanskje kan du spare penger ved å leie utstyr?
Så skal du lage en liste med mulige inntekter. Skal andre betale for deg? Da kan du føre det som bidrag eller støtte på inntekter. Kanskje kan du tjene penger ved å gjennomføre arbeid for andre eller selge noe du lager i prosjektet?
Nå kan du legge alt inn i budsjettdelen av planleggingsfanen i prosjektplattformen. Budsjettet er bare veiledende, og trenger ikke å ha helt riktige tall. Bildegalleriet under viser hvordan du kan fylle ut budsjettet.
Budsjett og regnskap ligner på hverandre, men er ikke det samme
I budsjettet planlegger du kostnader og inntekter før du starter prosjektet. Budsjettet er bare veiledende, og trenger ikke å ha helt riktige tall.
Når prosjektet er ferdig gjennomført, skal man skrive opp nøyaktig hvor store utgifter og inntekter man har hatt i forbindelse med prosjektet. DU trenger kvitteringer for å kunne sjekke om beløpene stemmer. Deretter sammenligner du regnskapet med budsjettet, for å se hvordan det har gått i løpet av prosjektperioden.