Juniorer og seniorer i 4H har krav om å føre regnskap til prosjektet sitt, mens aspiranter kan fylle ut hvis de vil. Velger du dette oppdraget, da velger du å gjøre en skikkelig innsats til å føre et godt regnskap.

Dette oppdraget er ikke rettet mot kasserer i klubbstyret. Mer informasjon om økonomiarbeidet i klubben fins her.

Hva er formålet med et regnskap?

I et regnskap fører du inn hva du har brukt eller skaffet av penger i 4H-prosjektet. Seniorer har allerede fylt ut et budsjett, og kan dermed se hva som er lagt inn i budsjettet når de legger inn de faktiske kostnadene og inntektene.

Hvordan fører du regnskapet?

Har du lagt et budsjett, da blir alle linjer fra budsjettet overført til økonomifanen i prosjektplattformen. Da ser du hvilke saker du har lagt i budsjettet med den planlagte summen. Under faktisk forbruk kan du skrive hvor mye endte opp med å betale for denne saken. Har du betalt for noe som du ikke hadde i budsjettet, eller har du ikke lagt et budsjett, da kan du legge inn en ny utgift. Det samme gjør du med inntekter, dersom du hadde inntekter til prosjektet ditt.

Bildegalleriet under viser hvordan du kan registrere og legge til faktiske utgifter og inntekter.

Skriv gjerne en kommentar til utgifter og inntekter i prosjektet ditt slik at det er lettere å forstå hvorfor man har brukt penger slik man har gjort. Eksempel: "Jeg skrev i budsjettet at jeg skulle kjøpe en tursekk, men endte opp med å få låne en av naboen, så jeg slapp å kjøpe en selv."

Hvordan kan du sammenligne budsjett og regnskap?

Diagrammet øverst på økonomisidene endrer seg så fort du legger inn de faktiske inntektene i regnskapet. Den viser sammenligningen mellom budsjett (lysegrønn farge) og regnskap (mørkegrønn farge). Målet er at inntektene i budsjett og regnskap skal være tilnærmet lik, men som oftest går ikke alt som planlagt. Det er derfor helt greit hvis du har skaffet litt mindre eller mer enn hva man la inn i budsjettet. 

Budsjett og regnskap ligner på hverandre, men er ikke det samme

I budsjettet planlegger du kostnader og inntekter før du starter prosjektet. Budsjettet er bare veiledende, og trenger ikke å ha helt riktige tall.

Når prosjektet er ferdig gjennomført, skal man skrive opp nøyaktig hvor store utgifter og inntekter man har hatt i forbindelse med prosjektet. Du trenger kvitteringer for å kunne sjekke om beløpene stemmer. Deretter sammenligner du regnskapet med budsjettet, for å se hvordan det har gått i løpet av prosjektperioden. Du kan laste opp kvitteringer som vedlegg til et oppdrag og skrive en kommentar hvor man kan finne den.