Én hovedplan – flere delplaner

Alle klubber og fylker bør ha en overordnet kommunikasjonsplan, som de jobber etter.DEnne planen må være foranket i 4H Norge sin overodnede kommunikasjonsstrategi. Det kan også være lurt å lage egne, mer detaljerte kommunikasjonsplaner for konkrete arrangementer som styreverskurs, høstfester, storkurs, årsmøter og leirer.

Kommunikasjonsplanen må tydelig fortelle hvem som har ansvar for de ulike oppgavene og når de skal utføres. En kommunikasjonsplan bør behandles og vedtas av klubbstyret/fylkesstyret.

Be gjerne medlemmene komme med forslag til hva de synes folk bør vite om 4H og klubben/fylket. Skriv ned alle forslagene og jobb videre med disse.

 

Kommunikasjonsplanen skal gi svar på:
  • Hva vi ønsker å oppnå.
    F.eks. få nye medlemmer, øke besøkstallet, bli mer synlig i lokalmiljøet
  • Hvem vi vil nå.
    F.eks. hvem som skal inviteres på de ulike arrangementene
  • Når og hvordan vi skal informere/kommunisere
  • Hvem vi kan samarbeide med i kommunikasjonsarbeidet.
    F.eks. skolen, lokalavisa eller andre 4H-klubber.

 

Hvordan lage en plan for kommunikasjon og synliggjøring? 
- Start med å stille noen spørsmål:
Mål- Hva vil dere oppnå?Med utgangspunkt i klubbens/fylkets årsplan må dere sette mål for arbeidet. Vil dere at medlemmene skal melde seg på en leir eller et skirenn? At de yngste i klubben føler seg godt ivaretatt? At flere skal bli medlem i klubben? At folk skal forandre sin oppfatning av 4H? Skape diskusjon og påvirke beslutninger i lokalmiljøet? Eller kanskje du vil vise at 4H-klubben bidrar til et godt nærmiljø?
Målgruppe (r)- Hvem vil dere nå?Dere får ikke sagt alt til alle. Derfor må dere velge hvem dere vil snakke til. Det blir enklere hvis dere velger én bestemt målgruppe og ser for dere én bestemt mottaker. Hvor godt kjenner hen 4H fra før? Hva vet hen om klubben og aktivitetene? Hva er hen interessert i, og hva må hen vite om 4H?
Budkskap- Hva skal dere si?Det er vanskelig å vite om den/de dere snakker til, oppfatter det dere sier. Husk at budskap kan tolkes forskjellig. Velg ord og bilder etter den målgruppa dere skal nå. Husk at dere ikke er en typisk mottaker av budskapet deres – dere vet altfor mye om 4H og tar mye som en selvfølge.
KanalerHvordan nå dem dere vil nå?Hvilke kanaler og arenaer skal dere bruke? Dere må vurdere hvilke kanaler dere skal bruke opp mot mål, budskap og målgruppe, som er definert. Skal dere rekruttere nye 4H-ere fra skolen din, må dere informere på andre måter og på andre steder, enn hvis dere vil bidra til et bedre lokalmiljø ved å arrangere en juleforestilling for bygdas pensjonister.