Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve våre tjenester overfor medlemmer og andre vi jobber med.

Behandlingsansvarlig i organisasjonen er generalsekretær om ikke oppgaver er delegert. Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til 4hnorge@4h.no.

Medlemskap

Fra våre medlemmer innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-postadresse samt informasjon om foresatt/pårørende. Disse opplysningene er grunnlag for å rapportere på antall medlemmer for å motta offentlig tilskudd til drift av organisasjonen. I tillegg trenger vi kontaktinformasjon på medlemmer for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til medlemskapet, som invitasjon til arrangementer per e-post og brev, utsending av medlemsblad, kontingent osv. Informasjon om foresatt/pårørende registreres av sikkerhetsmessige årsaker særlig i forbindelse med arrangementer.

E-post

Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.

Påmelding kurs og arrangementer

Påmelding til leir, kurs og andre arrangementer i fylket eller sentralt skjer via Min side og medlemsregisteret. Vi bruker da informasjonen fra ditt registrerte medlemskap der også informasjon om pårørende er registrert. Vi samler også inn informasjon om allergier og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene er kun tilgjengelig for arrangør og de som måtte ha behov for slik informasjon (som kjøkken, hotell eller beredskapsansvarlig). Dette blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet og vil slettes etter endt arrangement.

Prosjektplattformen

Alle medlemmer i 4H har tilgang til prosjektplattformen, www.4h.no/prosjektplattformen. Dette er plattformen der medlemmene registrerer og administrerer sitt 4H-prosjekt. Innlogging skjer via Min side i medlemsregisteret. Informasjon som hentes ut fra medlemsregisteret er navn og fødselsdato, klubbnavn og navn/e-post/tlf.nr. til klubbrådgivere i klubben. Det hentes også ut/registreres antall prosjekter og hvilke merker et medlem har.

Det medlemmet registrerer på sitt prosjekt av tekst/bilder/filer i forbindelse med prosjektgjennomføring lagres i prosjektplattformen. Det lagres for at medlemmet skal kunne dokumentere at det har drevet med et prosjekt og for at klubbrådgiver skal kunne gjennomgå og godkjenne prosjektet. Denne informasjonen er tilgjengelig for medlemmet, klubbrådgiver A og B, eller en disse gir rettigheten til (prosjekthjelpere), samt den som har administrasjonsrettighet i sekretariatet.

Informasjon om tittel og tema for prosjektet samt dato for gjennomføringen lagres i medlemsregisteret og er laget på medlemmet så lenge dette står i medlemsregisteret.

Informasjonen på prosjektplattformen lagres i tre år etter siste gjennomførte prosjekt. Dette er for å gi medlemmet mulighet til å gjenoppta prosjektarbeidet. Om et medlem ønsker å slette sin profil i prosjektplattformen sender man en e-post til 4hnorge@4h.no.

Det vil være mulig å krysse av for at man ønsker sitt prosjekt publisert åpent på 4H Norge sine nettsider www.4h.no. For å få denne slettet gjelder samme prosedyre som over.