Hvorfor fyller vi ut et budsjett?
Et budsjett er en svært viktig del av planleggingsarbeidet. Budsjettet består av planlagte utgifter og inntekter i forbindelse med prosjektarbeidet, og skal forberede deg/dere på hvor mye prosjektet vil koste/hvor mye dere kan tjene på prosjektet.
Målet med budsjettet er at prosjektet skal gå i null. Det vil si at hvis du/dere har budsjettert kostnader på for eksempel 150 kroner, må du/dere finne ut av hvordan du/dere skal klare å betale disse 150 kronene. Å finne ut av hvordan man skal betale for kostnadene i et prosjekt kalles en finansieringsplan (les mer om dette under "Budsjett – inntekter").
Dersom du/dere ikke planlegger å gå i null, planlegger dere å gå enten i underskudd eller overskudd:
- Underskudd: Hvis du/dere planlegger at prosjektet skal ha større kostnader enn inntekter, planlegger du/dere å gå med underskudd.
- Overskudd: Hvis du/dere planlegger at prosjektet skal ha større inntekter enn kostnader, planlegger du/dere å gå med overskudd.
Det er helt greit å planlegge å ikke gå i null, men det er lurt å skrive et par ord om hvorfor du/dere planlegger slik i kommentarfeltet.
I denne delen skal vi planlegge hvor mye et prosjekt kommer til å koste, mens i neste del skal vi se nærmere på inntektene og finansieringsplanen for prosjektet (det vil si hvordan du/dere planlegger å betale for kostnadene i forbindelse med prosjektet).
Å fylle ut "Budsjett – kostnader"
Tenk over dette:
- Hva trenger du/dere for å gjennomføre prosjektet?
Lag en utstyrsliste og finn ut av hva som trengs for å gjennomføre prosjektet. Hvis det er noe du/dere ikke har fra før av, og som koster å få tak i, skal det være med i budsjettet. Det betyr at hvis du/dere har tingene fra før av, trenger de ikke å være med i budsjettet.
- Hvordan får du/dere tak i tingene?
Må du/dere kjøpe tingene du/dere ikke har, eller kan du/dere for eksempel leie dem?
- Hvor mye koster det å få tak i tingene?
Finn ut omtrent hvor mye det vil koste å kjøpe/leie tingene du/dere ikke har.
Jeg/vi har utgifter med prosjektet
Når du/dere har funnet ut av punktene over, er det bare å legge inn utgiftene i planen:
- Skriv inn navn på utgiften (eks. hammer).
- Velg hvordan du/dere får tak i tingen (eks. "Tingen må kjøpes").
- Skriv inn hvor mye penger du/dere planlegger å bruke for å skaffe dette (eks. 150 kr).
- Trykk på "Legg til utgift"
Jeg/vi har ingen utgifter med prosjektet
Da må du legge inn en utgift på kr 0. Dette kan føres slik:
1. Navn på tingen: Skriv inn "ingen utgift"
2. Hvordan fikk du tak i tingen: Tingen må kjøpes
3. Verdi/beløp: Skriv inn kr 0.
4. Skriv gjerne en kommentar i kommentarfeltet og begrunn hvorfor utgiften er kr 0.
Husk imidlertid at alle 4H-medlemmer må betale medlemskontingenten for å drive med 4H-prosjekter, så det er en utgift som kan legges inn på alle prosjekter.
Er budsjett og regnskap det samme?
Nei. Budsjett og regnskap ligner på hverandre, men er ikke det samme:
- Budsjett: I budsjettet planlegger man kostnader og inntekter ved et prosjekt før man starter prosjektet. Budsjettet er bare veiledende, og trenger ikke å ha helt riktige tall.
- Regnskap: Når prosjektet er ferdig gjennomført, skal man skrive opp nøyaktig hvor store utgifter og inntekter man har hatt i forbindelse med prosjektet (husk å ta vare på kvitteringer, men disse skal ikke lastes opp i prosjektplattformen). Deretter skal man sammenligne regnskapet med budsjettet, for å se hvordan det har gått i løpet av prosjektperioden. Les mer om dette under "Om økonomisidene".
OBS! Det er kun seniorer som har som krav å fylle ut budsjett. Men dersom du/dere er junior eller aspirant, og har lyst til å prøve deg/dere frem, er det helt greit!
