Til årsmøtet innkalles; klubbenes valgte utsendinger - to fra hver klubb, der minst en av disse er mellom 10-25 år. Rådgivere kan møte som representanter, men må da være innmeldt som støttemedlem å ha betalt medlemskapet sitt i 4H. Eller de kan møte som observatører der medlemmer har stemmeretten.

Møtet er åpent for medlemsorganisasjonene og spesielt inviterte gjester, som også inviteres.