Innkalling med saksliste sendes ut minst seks uker før møtet. Saksdokumenter som overordnede planer, vedtektsendring, og evt. andre prinsipielle saker sendes ut sammen med fylkesstyrets innstilling samtidig med innkallingen. Valgkomiteens innstilling og andre saksdokumenter skal sendes ut minst to uker førmøtet.

Rett til å sende inn saker til fylkesårsmøtet har fylkesstyret i 4H Akershus og Oslo. 4H-klubene, medlemsorganisasjonene og de valgte årsmøterpresentantene. Slike saker skal være kommet til fylkesstyret senest 1. januar.