Gå rett til innhold
Du er her: 4H Norge // Aktuelt // Aktuelt
Del/bokmerk
Hjelp - snart årsmøte i klubben!

Hjelp - snart årsmøte i klubben!

Årsmøtet er 4H-klubben sitt høgaste organ. Kvart år, så snart som mogleg etter haustfesten og før 1. desember, har klubben årsmøte.

Årsmøtet er det mest formelle møtet klubben har. Det er faste rammer og rutinar for korleis vi skal gjennomføre eit årsmøte, og desse er stort sett like i alle organisasjonar.

Generelt:

  • Styret kallar inn til årsmøtet.
  • Medlemmene i klubben skal få innkalling til/kunngjering om årsmøtet minst 10 dagar på førehand.
  • Berre medlemmer mellom 10 og 25 år, som har vore med i minst 1 månad og har betalt medlemskontingenten, har røysterett.
  • Referat frå årsmøtet (årsmøteprotokoll) skal førast inn i møteboka. 
  • Årsmøtet skal handsame:

a) Årsmelding frå styret om arbeidet i klubben siste året. 
b) Revidert rekneskap for klubben for siste året.
c) Innkomne saker. Slike saker må være kommet til klubbstyret minst 5 dager før årsmøtet. For vedtektektsendringer, se §9.
d) Framlegg til årsplan for neste år.
e) Framlegg til budsjett
f) Val for eitt år av:

  • Leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og ein medlem til klubbstyret. Berre medlemmer i alderen 10 - 25 år på veg mot plaketten kan veljast til styret.
  • Klubbrådgjevarar.
  • 2 representantar med vararepresentantar til årsmøtet for 4H i fylket.
  • Val av ein myndig person som skal vere prokurist* for klubben saman med klubbrådgjevar A.
  • Representant(ar) til 4H-nemnda i kommunen, der det er aktuelt.
  • Valkomité på 3 medlemmer, og ein vararepresentant.
  • Revisor.

Det skal vere skriftleg val på leiar, nestleiar, kasserar, sekretær og styremedlem. Ved andre personval skal det vere skriftleg val dersom det er framlegg om meir enn ein kandidat eller dersom nokon forlanger det. Blanke røyster vert rekna som gyldige røyster. 

*Prokurist = ein person som har prokura (fullmakt) frå 4H-klubben (årsmøte) til å inngå avtalar i 4H-klubben sitt namn. Ein prokurist kan ikkje overføre prokuraen til ein annan person.

Årsmøte bestemmer 4H-klubben sine vedtekter/lover 

Det er medlemmene (altså årsmøtet) som bestemmer kva vedtekter som skal gjelde i 4H-klubben. Det er likevel ikkje heilt fritt fram. 4H Norge krev nemleg at dei ikkje skal vere i strid med 4H sine vedtekter.

Dersom 4H-klubben ikkje har vedtatt eigne vedtekter/lover, er det normalvedtektene for 4H-klubbar som gjeld.

Her finn du normalvedtektene for 4H-klubbar.

Innkalling til årsmøte 

Innkallinga skal sendast til medlemmene i 4H-klubben minst 10 dagar før årsmøtet. 

I heftet "Året rundt i 4H 2017" finn døme på innkalling på innkalling. Kopier gjerne! 


Førebuing til årsmøte

Før årsmøte startar må dette vere klart: 

  • Årsmelding for 2017

Sekretæren har ansvar for å skrive årsmeldinga til klubben. Årsmelding i tal og ord skal registrerast i medlemsregistret (innlogging via "min side") seinast 15. desember. Unngå dobbeltarbeid: skriv ut årsmeldinga i medlemsregistret, og legg denne fram for årsmøtet i klubben. Hugs å lime inn ein kopi i møteboka. 

  • Rekneskap for 2017

Kasseraren må ha rekneskapen ferdig i god tid slik at revisor (vald på årsmøtet i fjor) rekk å revidere det før årsmøtet. Revidering betyr gå gjennom og godkjenne med signatur. Revisor kan også skrive ein kommentar. 

Etter årsmøtet skal samandraget av klubben sitt rekneskap lastast opp som vedlegg under årsmelding i medlemsregistret til 4H (seinast 15. desember). Hugs at dette dokumentet SKAL ha signatur av kasserar og revisor (dersom revisor har laga eiga melding med signatur, kan denne lastast opp i staden for signatur på samandraget).  

  • Årsplan for 2018

Årsplan er styret sin arbeidsplan for det neste året. Hugs at årsplan og budsjett bør spegle kvarandre.

Planlegging er viktig for godt samarbeid og god arbeidsfordeling i klubben. Årsplanen bør vise dato og stad for alle 4H-møter, aktiviteter og tiltak i regi av klubben. Hugs å sende årsplanen til alle medlemmene i klubben. Dette er viktig informasjon til alle foreldre! 

Dersom det nye styret treng meir tid for å lage årsplanen ferdig kan årsmøte gi styret fullmakt til å gjere dettte på eit seinare møte. 

  • Budsjett for 2018

Utgangspunkt for budsjett er årsplan, men det kan også vere lurt å samanlikne med året før. Bruk derfor same oppsett og postar i budsjett som i rekneskap. 

  • Forslag til klubbstyre, klubbrådgjevarar, +++ for 2018

Det er ikkje bra om sitjande styre spør seg sjølv om å stille til val på årsmøtet i klubben. For at demokratiet i klubben skal fungere på ein god måte er det viktig å velje ein uavhengig valkomite på årsmøtet kvart år. Det er valkomiteen som legg fram forslag til namn på kandidatar til styre, klubbrådgjevarar og så vidare. 


Etter årsmøtet

Etter å ha gjennomført årsmøte i 4H-klubben, må alle hugse å gjere litt papirarbeid.


Siste frist for å registrere årspapir i medlemsregistret er 15. desember. 
Hugs å trykke lagringsikonet før du går vidare til neste fane/kulepunkt.


Alt klubben registrerer er automatisk også søknad om momskompensasjon og støtte frå frifond-drift.

1. Årsmeldingen i medlemsregistret (5 faner/kulepunkt)

  • Arrangement i klubben
    • tal styremøter, klubbmøter, andre arrangement, osv.
    • har de arrangert noko i samarbeid med andre? 
  • Amatørteater og underholdning
    • tal produksjonar, framsyningar, skodespelarar og publikum
  • Volleyballaktivitet
    • tal treningar, turneringar og spelarar
  • Årsregnskap og årsplan
    • Har klubben bygd noko eller kjøpt eigendom siste året? I så fall kva kosta dette? 
    • Kva er samla utgifter dersom ein trekk frå finanskostnadene (gebyr og renteutgifter)?
      Ps! Denne summen er kopla til søknad om momskompensasjon (siste rute i skjemaet)
    • Skann ein kopi av samandrag av årsrekneskapen for klubben, og last dette opp som vedlegg (pdf) til årsmeldinga i medlemsregistret. Hugs at rekneskapet MÅ ha signatur frå kasserar OG revisor (eventuelt revisormelding).
    • Last opp årsplan for det neste arbeidsåret som vedlegg (pdf).
  • Årsmelding i ord
    • Styret har heilt sikker meir å melde frå aktiviteten i klubben siste året. Skriv dette her. 

Sjå brukarrettleiing her: 

2. Legge inn verv på nye medlemmer

Er det nokon som er nye i 4H må desse først meldast inn som medlemmar. Sjå innmeldingsskjema.

3. Endre verv

Det er sitjande (gjerne sekretær) som har tilgang til å setje sluttdato og legge til nye verv. 

4. Årsrapport (dato for årsmøte)

Det er berre nyvald leiar som kan gjere dette. Derfor er det viktig at verva er endra og oppdatert. Årsrapporten er ei godkjenning/signatur av leiar for at det som står i årsmeldingen er korrekt. Det skal skrivast inn årsmøtedato og årstall. 

 

Alle oppgåvene er også godt forklart i møteboka, kassaboka og året rundt.

Endring av opplysningar i Brønnøysundregistret

Dersom klubben har organisasjonsnummer og er registrert i Frivillighetsregistret, må klubben oppdatere her også.